Tanya Jawab

Dalam menjalankan Transkul, biasanya kendala yang mungkin dihadapi adalah Error pada saat membuka window login. Error bisa terjadi karena:
1. setting port bermasalah
2. services mysql bentrok
untuk mengatasinya:
1. setting port bermasalah hal yang perlu dilakukan adalah Periksa konfigurasi koneksi yang tombolnya terletak pada kanan bawah ganti port serialnya misalkan port yang pertama adalah "3306" ganti menjadi "6060" dan sebaliknya setelah itu klik simpan
2. services mysql bentrok stop service yang ada dengan cara buka klik start-run, ketik services.msc-tekan enter cari mysql transkul,jadikan manual (bukan automatic) caranya klik kanan-properties, startup type jadikan automatic lalu klik ok
selanjutnya start service mysqltranskul * caranya buka program file transkul * Klik mySQL * Klik mysql_servicestart

Transkul dapat dijadikan Aplikasi Berbasis Client Server.
Langkah-langkah kerjanya dapat dibaca pada Tutorial Membuat Client-Server

Bila anda ingin mengembalikan database yang telah anda backup, silakan baca tutorial Merestore Database Transkul

AttachmentSize
Merestore Database Transkul.pdf241.57 KB

Login Transkul, masuk ke menu Master-Konfigasi lalu konfigurasikan data sekolah, warna dan Tema tampilan Transkul sesuai yang  diinginkan.

Tingkatan berfungsi untuk mengisi data kelas yang ada pada sekolah.
Pengisian Tingkatan inilah yang pertama kali harus dilakukan sebelum melakukan pengisian data siswa.
Sebagai contoh, Tingkatan itu adalah tingkatan-tingkatan perkelas. Contoh:  (Tingkat kelas X, Tingkat kelas XI, …..dst)
Sedangkan data kelas Contoh: ( Kelas X.1, kelas X.2, …XI.1)

Untuk menambah data caranya Login Transkul terlebuh dahulu, masuk ke menu ”Tingkatan” lalu klik tombol tambah yang berada di kiri bawah menu tingkatan, isikan data tingkatan dengan benar lalu klik “simpan”.
Untuk megubah data , Klik ganda pada data tingkatan yang akan diubah, ubahlah data seperti yang diinginkan lalu klik “SIMPAN”.
Untuk menghapus data, Klik ganda pada data tingkatan yang akan dihapus lalu klik hapus, jika muncul pilihan apakah anda yakin untuk menghapus data pilih YES.

Menu “Data kelas” berfungsi untuk mengisi data kelas yang ada pada sekolah.
Pengisian kelas inilah yang pertama kali harus dilakukan sebelum melakukan pengisian Data siswa.
Untuk menambah data caranya Login Transkul terlebuh dahulu, masuk ke menu Data Kelas lalu klik tombol tambah yang berada di kiri bawah menu Data Kelas
isikan data Kelas dan tingkatannya dengan benar lalu klik “simpan”.
Untuk megubah data , Klik ganda pada data data Kelas yang akan diubah, ubahlah data seperti yang diinginkan lalu klik “SIMPAN”.
Untuk menghapus data, Klik ganda pada data Kelas yang akan dihapus lalu klik hapus, jika muncul pilihan apakah anda yakin untuk menghapus data pilih YES.

Menu Data jenis pembayaran berfungsi untuk memasukkan data jenis pembayaran  yang akan dilakukan oleh siswa.
Cara menggunakannya pun tidak jauh berbeda dengan Data kelas
Untuk menambah data caranya masuk ke menu ”Data Jenis pembayaran” lalu klik tombol tambah yang berada di kiri bawah menu data jenis pembayaran, isikan data dengan benar lalu klik “simpan”. Untuk megubah data , Klik ganda pada data pembayaran yang akan diubah, ubahlah data seperti yang diinginkan lalu klik “SIMPAN”. Untuk menghapus data, Klik ganda pada data jenis pembayaran yang akan dihapus lalu klik hapus, jika muncul pilihan apakah anda yakin untuk menghapus data pilih "Yes"

 Menu Data jenis pembayaran berfungsi untuk memasukkan data harga dari jenis pembayaran  yang akan dilakukan oleh siswa. Dengan menentukan harga jenis pembayaran pada suatu jenis pembayaran maka secara otomatis ketika melakukan transaksi dengan jenis pembayaran tersebut, harga dari pembayaran tersebut akan otomatis terisi tanpa harus diinputkan secara manual.

Data Petugas/Pengguna Aplikasi berfungsi untuk memasukkan data petugas yang akan menggunakan aplikasi Transkul.
Ada dua status petugas, yaitu ADMIN dan PETUGAS.
ADMIN dapat menjalankan secara keseluruhan dari aplikasi, sedangkan PETUGAS hanya dapat mengakses beberapa saja dari aplikasi seperti Pembayaran dan Laporan.

 Master Daftar ulang berguna untuk menentukan Paket Daftar Ulang, maksudnya bayaran apa saja yang termasuk dalam paket daftar ulang yang otomatis akan terisi ketika kita melakukan Transaksi daftar ulang.

Laporan Pengawasan bulanan berguna untuk mengetahui pemasukan pembayaran bulanan perkelas berdasarkan tanggal awal dan akhir (Tanggal yang ditentukan) yang anda pilih ketika ingin melihat laporan.
 
Caranya:
-      Buka menu laporan Pengawasan Bulanan

-      Pilih kelas dan Jenis Pembayaran
-      Pilih periode tanggal awal S/D akhir laporan
-      Klik Tampil, data akan berbentuk Ms. Excel

Master Jenis Bayaran Per Tingkatan berguna untuk mengelompokan Jenis Bayaran Pertingkatan 

Menambah Jenis Bayaran Per Tingkatan

-     Klik Master

-     Klik “Jenis Bayaran Per Tingkatan”

-     Maka akan muncul menu Jenis Pembayaran Per Tingkatan

-     Pilih Tingkat

-     Pilih Jenis Pembayaran

-     Lalu klik “Tambah”

 Master Tahun Ajaran berguna untuk mengatur daftar tahun ajaran yang akan terdaftar di menu Login yang dapat anda pilih.
Cara menambahkannya :
-      Buka Master Tahun Ajaran
-      Klik Tambah
-      Tuliskan Nama tahun Ajaran
-      Klik Simpan untuk menyimpannya
 
Keterangan: Untuk mengubah/menghapus data, klik ganda pada data yang akan diubah atau dihapus

 Laporan Nominatif berguna untuk mengetahui cicilan dan tunggakan siswa perkelas.
 
Caranya:
 
-      Buka laporan nominatif
-      Pilih Kelas, lalu klik “Tampil”
-      Laporan akan berbentuk file Ms. Excel

 
Caranya:
 
-      Buka menu Laporan Pengawasan Cicilan

-      Pilih Kelas dan Jenis Pembayaran (cicilan)
-      Tentukan periode atau tanggal
-      Klik “Tampil” untuk melihat laporan
-      Laporan berbentuk file Ms. Excel
 

 
Caranya:
 
-      Buka menu Laporan Pengawasan Cicilan

-      Pilih Kelas dan Jenis Pembayaran (cicilan)
-      Tentukan periode atau tanggal
-      Klik “Tampil” untuk melihat laporan
-      Laporan berbentuk file Ms. Excel
 

-    Buka Laporan Rekap Harian Perkelas
-    Menu kelas pilih kelas, contoh : “X TKJ”
-    Pilih tanggal awal dan tanggal akhir untuk merekap
-    Klik Tampil
-    Laporan Berbentuk file Ms. Excel

 Pada form ini anda dapat melakukan Rekap harian secara global yaitu dapat Rekap transaksi semua kelas.
 
Caranya:
 
-      Buka Laporan Rekap Harian global 
-      Menu kelas pilih “Semua”
-      Pilih tanggal awal dan tanggal akhir untuk merekap
-      Klik Tampil
-      Laporan Berbentuk file Ms. Excel

- Buka menu Pindah kelas

- Pilih kelas siswa yang akan dipindahkan, tandai siswanya dengan cara klik pada nama siswa

- Pada kolom sebelahnya, pilih kelas yang akan dituju oleh siswa tersebut lalu klik tombol pindah.

-   Buka Master Potongan pembayaran Per-siswa, Master data ini berguna untuk menentukan potongan kepada siswa yang mungkin mendapatkan beasiswa atau bantuan dari pihak sekolah.
-     Klik Tambah pada menu Potongan pembayaran Siswa
-     Maka akan muncul form Input data
-     Masukan data berikut
         o  Nama siswa, pilih nama siswa maka akan secara otomatis Nis dan kelas akan terisi
         o  Jenis Pembayaran
         o  Harga potongan siswa tersebut
-     Jika sudah klik “Simpan”

 - Buka Master Harga Jenis Pembayaran Per-siswa, Master data ini berguna untuk menentukan “Harga” jenis pembayaran “Per-siswa”, sehingga jika ada siswa yang berbeda yang diharuskan melakukan bayaran berbeda dengan siswa lainnya dapat ditentukan melalui master ini.

-    Klik “Tambah”

-     Maka akan muncul form input data

-     Isikan data  berikut

       o  Pilih nama siswa, maka secara otomatis Nis dan Kelas akan Terisi

       o  Pilih Jenis Pembayaran

       o  Masukan Harga Pembayaran siswa tersebut

-     Klik “Simpan”

 

 

Keterangan: Untuk mengubah/menghapus data, klik  pada data yang akan diubah atau dihapus

 

-     Buka Master Tunggakan Pembayaran, Mater Tunggakan Pembayaran berguna untuk menentukan Harga Tunggakan Pembayaran Per-kelas.
-    Klik Tambah
-      Maka akan muncul form untuk mengisi data
-      Pilih kelas dan Jenis Pembayaran, serta masukan Harga tunggakannya
-      Lalu klik “Simpan”

 -     Buka Master Periode Cicilan
Master ini berguna untuk menentukan berapa kali Transaksi Janis pembayaran yang berjenis cicilan harus Lunas.
-     Klik “Tambah”
-     Pilih Jenis Pembayaran
-     Masukan Jumah periode cicilan tersebut harus lunas
-     Klik Simpan
Keterangan: Untuk mengubah/menghapus data, klik ganda pada data yang akan diubah atau dihapus

Untuk melakukan transaksi pembayaran, anda hanya cukup memasukkan NIS atau Nama Siswa saja dan tekan Enter pada keyboard

maka dengan otomatis sistem akan menampilkan data siswa tersebut atau anda bisa mencari siswa yang ingin melakukan transaksi pembayaran dengan menggunakan fasilitas Cari Siswa pada Transkul yaitu dengan cara meng-klik tombol Cari.

Setelah data terisi, pilihlah jenis pembayaran yang dilakukan dan jika transaksi yang dilakukan berperiode bulanan pilihlah bulannya

selanjutnya, isi harga pembayarannya namun jika anda telah mengisi jumlah harga jenis pembayaran tersebut pada Master data harga jenis pembayaran secara otomatis kolom tersebut akan terisi

Klik “Tambah” atau tekan “Enter”. lalu Klik Simpan atau F4 untuk menyimpan data

lalu klik “yes” untuk mencetak struk Transaksi, klik “no” jika tidak ingin mencetak Struk.

-    Buka Laporan Transaksi

-    Pilih jenis pembayaran dan User

-    Sortir tanggal dari transaksi yang ingin ditampilkan lalu klik “show”

-   “PERHATIAN” Jika anda memilih jenis pembayaran (Semua) maka yang muncul adalah bayaran dengan keterangan jenis bayarannya, misalnya SPP, Komputer, dll

-    “NAMUN” Jika anda memilih jenis pembayaran (spp, computer, dll) yang berjenis bulanan maka daftar bayaran yang muncul adalah bayaran dengan jenis yang anda pilih namun diketerangannya di tuliskan angka (bulan) dia membayar.

-    “JIKA” anda memilih jenis bayaran yang berjenis cicilan, maka keterangan yang akan muncul adalah keterangan yang dituliskan pada saat transaksi.

 Jika ketika melakukan Transaksi/Pembayaran anda tidak mencetak struk pembayaran, maka untuk mencetaknya dapat dilakukan di menu laporan Transaksi caranya:
-      Cari Transaksi yang akan dicetak
-      Klik sekali pada data tersebut
-      Klik “cetak” yang terletak pada bagian bawah menu Laporan Transaksi
-      Setelah format laporan tampil, siapkan kertas lalu klik print untuk mencetak.

 Untuk mempermudah Rekap data, anda juga dapat mencetak semua laporan dari semua transaksi yang telah dilakukan dalam satu lampiran file sesuai dengan tanggal awal dan akhir yang anda pilih dalam melihat laporan caranya:
 
-      Buka menu Laporan Transaksi
-      Sekarang tampilkan data yang akan dicetak dengan memilih jenis pembayaran, User, dan tanggal yang ingin anda tampilkan lalu klik “show”
-      Setelah semua laporan ditampilkan, klik “Cetak Laporan” yang terdapat di bagian bawah menu Laporan Transaksi
Setelah format laporan tampil, siapkan kertas lalu klik print untuk mencetak.

 Transkul Menyediakan beberapa laporan diantaranya Laporan Transaksi, Laporan Siswa Menunggak, Laporan Nominatif, Laporan Pengawasan Bulanan, Laporan Pengawasan Cicilan.

1. Laporan Transaksi
Laporan transaksi adalah laporan penerimaan semua jenis pembayaran per periode tertentu. Pada laporan Transaksi ini kita dapat melakukan filter berdasarkan NIS, NAMA, Jenis Pembayaran. Laporan ini dapat menyediakan informasi:

a. siswa siapa saja yang melakukan pembayaran pada periode tertentu.
b. Jumlah Uang yang diterima dalam satu hari per jenis pembayaran atau seluruh jenis pembayaran
c. Jumlah uang yang telah dibayarkan siswa / sekelompok siswa dalam periode tertentu. Juga dapat dipilih per jenis pembayaran tertentu.
d. History Transaksi

2. Laporan Siswa Menunggak
Laporan Siswa Menunggak adalah laporan yang berisikan daftar siswa yang belum melakukan pembayaran pada jenis bayaran bulanan tertentu pada bulan dan tahun tertentu. Laporan ini memberikan informasi Daftar siswa yang menunggak spp (atau jenis pembayaran bulanan lainnya) dalam satu bulan terakhir atau bulan tertentu

Selain itu, pada fitur laporan siswa menunggak terdapat fungsi pengiriman SMS Tagihan kepada orang tua siswa.

3. Laporan Nominatif
Laporan nominatif adalah laporan yang berisikan daftar siswa dan besaran jumlah pembayaran serta tunggakan per siswa untuk semua jenis pembayaran.

4. Laporan Pengawasan Bulanan
Laporan ini memberikan informasi posisi nominal dan tanggal pembayaran spp (atau jenis pembayaran bulanan lain) dalam satu tahun.

5. Laporan pengawasan cicilan
Laporan ini memberikan informasi posisi nominal dan tanggal-tanggal pembayaran jenis pembayaran cicilan.

Keluhan ini biasanya disebabkan karena table-table yang terdapat pada database transkul rusak
maka diperlukan yang namanya maintenace table (repair)
silahkan baca file terlampir (tutorial maintenace table sql) yang terlampir untuk menyelesaikan masalah anda.
atau kunjungi: Tutorial maintenace/Repair database Transkul

AttachmentSize
Maintenace Table Database SQL.docx208.98 KB

 
Agar dapat melihat laporan penerimaan kas, anda dapat melakukannya melalui menu laporan.
 
Berikut cara-caranya :
1.    Klik menu laporan – laporan KAS – laporan penerimaan KAS
2.    Pilih Tanggal dari laporan yang akan dilihat

 
3.    Klik tampil, maka laporan akan muncul berbentuk file ms. Excel
 

 
 
 
Kas dalam bahasan ini adalah account, atau pos penerimaan. Sumber pemasukan suatu Kas dapat terdiri dari satu atau lebih penerimaan dari tiap-tiap jenis pembayaran. Misalkan untuk membuat suatu Kas Iuran Bulanan yang pemasukannya berasal dari  pembayaran-pembayaran bulanan semua kelas, maka hal yang perlu dilakukan:
 
1.    Siapkan Master Kas. Klik menu Master -> Master Kas
2.    Tentukan sumber pemasukan Kas.
Sumber pemasukan kas adalah penerimaan dari tiap-tiap jenis pembayaran.
Klik menu Master -> Master Penerimaan Kas Per Kelas
3.    Tambahkan sumber pemasukan kas.
Pada jendela Master Penerimaan Kas Per Kelas,
a.   Klik tombol Tambah.
b.   Pilih Kelas
c.    Pilih Sumber Pemasukan Kas dari nominal Jenis Penerimaan per Kelas.

 
4.    Tentukan besar persentase pemasukan Kas.
Misalkan besar persentase dari SPP kelas X untuk dimasukkan ke dalam Kas Iuran Bulanan adalah 50% maka:
tuliskan 50 pada kotak persentase.
 

 
 
Jika seluruh penerimaan Jenis Pembayaran SPP Kelas X masuk ke dalam Kas Iuran Bulanan, maka: masukkan 100 pada kotak persentase.
 
5.      Klik Simpan.

Pilih tahun ajaran
maka data transaksi yang lama akan tersimpan dalam table khusus.
untuk melihat transaksi tahun ajaran tertentu, silakan pilih tahun ajaran yang dituju.

Master Tahun ajaran dapat diartikan sebagai Tahun ajaran yang berlaku dan digunakan di sekolah.
Fungsi dari master tahun ajaran yaitu untuk memisahkan data-data pembayaran lama siswa yang telah naik kelas ataupun lulus sehingga data pembayaran tetap tersimpan dan dapat dilihat jika suatu saat data tersebut dibutuhkan.
anda hanya perlu merubah tahun ajaran yang berlaku saja ketika akan Login, maka data akan berubah sesuai tahun ajaran tersebut.

Jika terjadi sedikit kesalahan pada program Transkul (Tidak bisa menghapus data kelas) kami mohon maaf atas ketidak nyamanan berikut.
Untuk dapat menghapus data kelas pada program Transkul anda dapat melakukannya secara manual yaitu melalui databasenya.
Silahkan Download Turorial " Mengosongkan Data Kelas Transkul pada database Menggunakan Navicat for mysql" Berikut untuk menghapus data kelas.
 

AttachmentSize
Mengosongkan Data Kelas Transkul pada database.doc1.32 MB